W artykule (LINK – RODO w umowach najmu (I)) wskazane zostały tzw. zwykłe dane osobowe, które można przetwarzać w ramach stosunku najmu. Pozostaje zatem pytanie, czy wynajmujący (tj. w tym przypadku podmiot prowadzący działalność gospodarczą polegającą na najmie) może przetwarzać dane osobowe szczególnych kategorii?

Czym są dane wrażliwe?

Danymi wrażliwymi, zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO są dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne i biometryczne oraz dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej danej osoby fizycznej. Danymi wrażliwymi są także dane dotyczące wyroków skazujących i popełnionych czynów zabronionych. Są to zatem dane, które w każdym przypadku wiązać się będą z wysokim ryzykiem naruszenia praw i wolności osób fizycznych, których dotyczą, m.in. w postaci możliwej dyskryminacji czy narażenia wizerunku danej osoby na pogorszenie.

Jakie są zasady przetwarzania danych szczególnej kategorii?

Przede wszystkim nie powinno przetwarzać się danych szczególnej kategorii. W większości przypadków jest to zatem zakazane, chyba że w danym przypadku znajdą zastosowanie przewidziane w RODO wyjątki.

Dla przykładu wskazać należy, że wyjątkami takimi będzie:

  • wyrażenie wyraźnej zgody na takie przetwarzanie przez osobę, której dane dotyczą;
  • niezbędność przetwarzania określonych danych dla ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą;
  • przetwarzanie dotyczy danych osobowych w sposób oczywisty upublicznionych przez osobę, której dane dotyczą;
  • przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Innymi słowy, jeżeli administrator nie jest w stanie wskazać prawidłowej podstawy prawnej przetwarzania danych wrażliwych oraz odpowiedniego celu, w jakim chciałby dane takie przetwarzać, to przetwarzanie zawsze będzie zabronione.

Przetwarzanie danych szczególnej kategorii w stosunku najmu

Mając na uwadze powyższe, przymierzając się do przetwarzania danych szczególnej kategorii, wynajmujący powinien w pierwszej kolejności zastanowić się, czy przetwarzanie to jest konieczne oraz zgodne z prawem. Bardzo prawdopodobne jest bowiem, że przetwarzanie takich danych może odbywać się z przekroczeniem zasady minimalizacji danych osobowych, w myśl której przetwarzane dane muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

Nawet jeśli wynajmujący był w stanie wskazać podstawę prawną przetwarzania oraz odpowiedni cel przetwarzania danych wrażliwych, to powinien mieć na uwadze, że przetwarzanie wiązać się będzie wówczas z koniecznością stosowania dużo bardziej restrykcyjnych środków organizacyjnych i technicznych, mających na celu zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych.