Od 25 maja 2018 roku wszyscy przedsiębiorcy, którzy przetwarzają dane osobowe osób fizycznych nieustannie straszeni są jednym słowem – RODO. Po ponad roku obowiązywania ogólnego rozporządzenia o ochronie danych oraz początkowej fali strachu i niepewności związanych z praktycznym znaczeniem omawianych przepisów, wydaje się, że emocje w temacie ochrony danych osobowych nieco opadły. Nie oznacza to jednak, że o tych przepisach można tak po prostu zapomnieć. Urząd Ochrony Danych Osobowych nie śpi, a pierwsze kary finansowe zostały już nałożone na firmy, które rażąco naruszały przepisy rozporządzenia. O jakich zasadach przetwarzania danych osobowych należy zatem pamiętać, prowadząc działalność związaną z najmem?

Słowem wstępu wskazać należy, że temat przetwarzania danych osobowych w umowach najmu to temat rzeka. Omówienia wymagają bowiem tematy takie jak podstawy przetwarzania danych, rodzaje oraz kategorie danych które mogą być przetwarzane, cel w jakim można te dane przetwarzać, czy też obowiązki informacyjne, które spoczywają na wynajmującym (na potrzeby niniejszego artykułu jako wynajmującego rozumieć należy podmiot prowadzący działalność gospodarczą związaną z najmem oraz administratora danych w rozumieniu RODO). Niniejszy artykuł skupi się przy tym na wskazaniu podstawy przetwarzania danych najemcy oraz określeniu, jakiego rodzaju dane osobowe, spośród danych zwykłych, mogą być w ramach stosunku najmu przetwarzane.

Czym są dane osobowe

Jak wskazuje definicja z art. 4 pkt 1) rozporządzenia, danymi osobowymi są wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna oznacza przy tym osobę, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować w oparciu o posiadane dane.

Podstawa przetwarzania

Przetwarzając dane osobowe osoby fizycznej każdorazowo w zawieranej z nią umowie, lub odpowiednim załączniku do tejże umowy, wskazać należy podstawę prawną, w oparciu o którą dane te są przetwarzane. W niektórych przypadkach, przetwarzanie danych osobowych może odbywać się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO), kiedy indziej zaś przetwarzanie danych może okazać się możliwe, gdy jest wymagane do wypełnienia obowiązku prawnego, który ciąży na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO). W przypadku umowy najmu jednak, podstawą prawną przetwarzania danych osobowych będzie przepis art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, zgodnie z którym przetwarzanie danych osobowych jest możliwe, gdy jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą.

Wyżej wskazana podstawa dotyczy jednak tylko przetwarzania danych zwykłych. Tematyka przetwarzania przez wynajmującego danych szczególnej kategorii najemcy zostanie poruszona w kolejnym artykule.

Zasada minimalizacji danych

Zgodnie z wyrażoną w art. 5 ust. 1 lit. c) RODO zasadą minimalizacji danych, dane osobowe przetwarzane w danym przypadku muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. W przypadku umowy najmu, danymi takimi z pewnością będą imię i nazwisko, miejsce zamieszkania oraz numer PESEL. Dodatkowo przetwarzany może dla być numer telefonu i adres e-mail najemcy, czy też jego numer konta bankowego.

Jakie dane w takim razie nie powinny być przetwarzane? W zasadzie wszystkie, które w celu wykonywania umowy najmu nie są potrzebne. Będą to na przykład imiona (i inne dane) rodziców najemcy, informacje o jego wykształceniu, czy też numer i seria dowodu osobistego.

Dlaczego przetwarzanie numeru i serii dowodu osobistego może zostać uznane za przekroczenie zasady minimalizacji przetwarzania danych osobowych? Ponieważ w przypadku umowy najmu, dane te nie są do niczego potrzebne – przetwarzając imię, nazwisko i numer PESEL posiadamy wszelkie niezbędne dla zweryfikowania tożsamości najemcy dane, w tym dane niezbędne do późniejszego ewentualnego dochodzenia należności od tego najemcy. Ponadto należy pamiętać, że robienie skanu lub kserokopii dowodu osobistego jest sprzeczne z prawem i nie powinno się stosować tego typu praktyk!

Co w przypadku wynajmowania cudzoziemcom?

W przypadku cudzoziemców, którzy nie posiadają numeru PESEL, możliwe jest przetwarzanie innych danych, umożliwiających ich identyfikację. W tym przypadku, dopuszczalne będzie przetwarzanie numeru dokumentu tożsamości, jak na przykład paszportu.