Pośrednik nieruchomości i deweloper to zawody, które w swoje DNA wpisane mają kontakt z drugim człowiekiem oraz działanie w terenie. Wraz z nałożeniem ograniczeń w ramach przeciwdziałania rozprzestrzenianiu się koronawirusa takie aktywności jak pozyskiwanie i obsługa klienta, prezentacje nieruchomości, dopinanie umów, komunikacja wewnątrz firmy czy zarządzanie zespołem stają się wyzwaniem.

Jak zorganizować pracę w warunkach zdalnych? Jakie narzędzia wykorzystać, aby zarządzać firmą i nadal pozyskiwać klientów? działać efektywnie w branży nieruchomości?

1. Zadbaj o komunikację wewnątrz firmy

Pracując w biurze na co dzień, nie zdajemy sobie sprawy, jak wiele konsultacji, ustaleń i decyzji dokonujemy ze współpracownikami dzięki bezpośredniej komunikacji. Odcięcie od tej możliwości tym, którzy nie są przyzwyczajeni do procesów pracy zdalnej, może z początku wydać się sporą barierą. Jako zespół, który od lat praktykuje działanie na odległość z kilku miast w Polsce zapewniamy jednak, że wszystko jest możliwe. Dzisiejsza technologia pozawala stworzyć odpowiednie środkowisko pracy w warunkach Home Office. Wystarczy zaopatrzyć się w odpowiednie narzędzia, które sprawią, że komunikacja ze współpracownikami będzie łatwa, szybka i skuteczna.

Oto lista narzędzi, które wspomogą Twój zespół w codziennej komunikacji podczas pracy zdalnej:

  • Google Hangouts – proste, darmowe i ogólnodostępne rozwiązanie do organizacji spotkań online za pomocą chatu i wideokonferencji.
  • Slack – bardziej zaawansowana i polecana przez nas aplikacja umożliwiająca komunikację w formie tekstowej, a także za pomocą połączeń głosowych i wideokonferencji. Chaty podzielone są na kanały tematyczne, które można dostosować do indywidualnych potrzeb każdego działu lub podzespołu Twojej firmy.
  • Google Drive – dysk Google to proste, darmowe i znane wszystkim wielozadaniowe narzędzie do składowania plików, tworzenia zespołowego kalendarza oraz różnego rodzaju dokumentacji. Dostęp do niej mogą mieć poszczególni pracownicy lub cały zespół. Opcje komentarzy i udostępniania pozwalają współpracować nad plikami wielu osobom.
  • Airtable – nowoczesna aplikacja do tworzenia przejrzystych i łatwych w użytkowaniu baz danych.  Za jej pomocą stworzysz pliki podobne tym z Excela, ale dzięki synchronizacji przez internet każdy pracownik będzie miał dostęp do aktualizowanych na bieżąco arkuszy, tabel, plannerów czy innych baz danych. Zbiory możemy elastycznie dopasowywać do własnego zapotrzebowania. Do dyspozycji mamy także całą gamę gotowych szablonów zaprojektowanych przez Airtable z myślą o specyfice procesu różnych działów firm.

A co z dokumentami, które wymagają oficjalnego podpisu? Na to też technologia znalazła sposób. My polecamy:

  • Docusign – umożliwia szybki i bezpieczny podpis elektroniczny oraz zarządzanie dokumentami z dowolnego miejsce i urządzenia.
  • Signhero – podobnie jak poprzednik pozwala na podpisywanie prawnie wiążących dokumentów online, w dodatku za darmo.

* Ważność dokumentów elektronicznych nie dotyczy umów sprzedaży domu lub mieszkania.

2. Zacznij pozyskiwać i obsługiwać klientów online

W warunkach przymusowej izolacji oczy Twoich klientów zwrócone są do internetu. Bycie online w tej sytuacji to już nie tylko kwestia wyboru, ale absolutna konieczność, aby kontynuować pracę, studia czy podejmować niektóre decyzje zakupowe. Dodatkowo wciąż nie wiemy, jak długo przyjdzie branży zmagać się z konsekwencjami zaistniałej epidemii.

Jeżeli do tej pory Twoja agencja skupiała się tylko na pracy w terenie i przez telefon, to właśnie nastał czas na wypracowanie nowych modeli pozyskiwania i obsługi klientów przez internet – to środowisko, w którym potencjalni klienci przebywają teraz najczęściej.

Najpopularniejszym sposobem komunikowania się przez internet są wiadomości tekstowe przy użyciu e-maili, Facebook Massengera, Whatsappa lub innych aplikacji z opcją chatu. Ponadto badania sprzed epidemii wskazują, że ponad 60% Polaków preferuje e-rozmowę od zwykłej rozmowy ze względu na szybkość, wygodę oraz możliwość pogodzenia tej czynności z innymi. Wzmożone użytkowanie internetu podczas kwarantanny może tylko przyczynić się do większej popularyzacji tych form kontaktu.

Jak wykorzystać te nawyki w branży nieruchomości? Z pomocą Ady Operatora możesz stworzyć automatycznego asystenta w formie chatu podłączonego do Twojego telefonu i przekazać mu do obsłużenia kontakty z wielu portali ogłoszeniowych, a nawet dodać go do firmowej strony internetowej. Po zintegrowaniu informacji kontaktowych z Adą, asystent pomaga zadbać o szybką obsługę pierwszego kontaktu klientów z różnych źródeł – odpisuje na wiadomości na chatcie, SMS-y oraz e-maile. Pośrednik zwolniony z obowiązku szybkiej odpowiedzi zyskuje czas na inne obowiązki, nie tracąc przy tym leadów. Otrzymuje też dostęp do aplikacji, w której może zarządzać kontaktami, prezentacjami, korzystać z chatu oraz zapoznać się z profilami potencjalnych klientów.

3. Usprawnij zarządzanie zespołem

Największym mankamentem pracy zdalnej jest brak bieżącej wiedzy o postępach pracy zespołu. Trudno wyobrazić sobie przecież sprawne zarządzanie, podsumowania czy planowanie działań agencji bez dostępu do informacji o tym, na jakim etapie są poszczególne umowy, negocjacie oraz procesy sprzedażowe.

Kadra kierownicza oddalona od swoich podwładnych musi dysponować narzędziem, które zapewni im podgląd wykonywanych zadań i kontrolę nad ich przebiegiem.

W tym celu możesz skorzystać z ogólnodostępnych aplikacji do zarządzania projektami:

  • Trello – bardzo prosta w użytkowaniu aplikacja do zarządzania zadaniami, która pozwala utworzyć darmowo 10 tablic tematycznych, a w nich kolumny kart zadań o określonym statusie realizacji. Do kart można przypisać osoby odpowiedzialne, które w komentarzach na bieżąco omawiają postępy pracy.
  • Asana –płatna i bardziej zaawansowana aplikacja wspomagająca organizację i delegowanie zadań w zespole, planowanie ich w czasie oraz dyskusję między współpracownikami.

Jeśli zależy Ci na rozwiązaniu dostosowanym do specyfiki obsługi klienta nieruchomości, możesz dodać swoje ogłoszenia na Marketplace Ady, a w zamian otrzymasz:

  • dostęp do wygodnego CRM oraz szybki eksport wszystkich ogłoszeń;
  • możliwość utworzenia kont dla wszystkich Twoich agentów;
  • raporty na temat aktywów firmy i pracy wszystkich działów w jednym miejscu;
  • podgląd zgłaszających się leadów oraz kontrola nad ich obsługą;
  • dostęp na żądanie do analiz trendów rynkowych oraz wycen popytowo-podażowych.

4. Zadbaj o promocję ofert i dobry wizerunek w sieci

Zacznij od wzmocnienia obecności Twojej firmy w internecie, a także sprawdzenia lub ustanowienia kanałów komunikacji, za pomocą których Twoi potencjalni klienci mogą Cię wirtualnie odszukać. Warto postawić na wielokanałową dostępność i dobre relacje z klientami, zwłaszcza w sytuacji, kiedy w najbliższym czasie nie będziemy mogli się z nimi fizycznie spotkać.

Popracuj nad wizerunkiem firmy na social mediach, aby zyskać większe zaufanie klientów. Zadbaj o dodatkową promocją ofert.  Klienci będą potrzebować teraz większej zachęty, aby podjąć decyzję i skorzystać z Twojej oferty.

Nie jesteś pewny czy Twój budżet zniesie dodatkowe nakłady na promocje? Na portalu Ada możesz opublikować swoje ogłoszenia za darmo. Na ten czas przygotowaliśmy też promocję, w ramach której otrzymasz od nas środki na płatne funkcje promowania ogłoszeń.

🎁 Skorzystaj z kodu promocyjnego i otrzymaj 100 zł funduszy na dodatkowe funkcje promocji ofert. Wystarczy założyć darmowe konto na portalu rejestrując się przez ten link: https://ada.place/s/pracawdomu

5. Postaw na jakościowe ogłoszenia i wiarygodne dane

W najbliższym czasie klienci mniej chętnie będą umawiać się na prezentację nieruchomości osobiście. Nie oznacza to jednak, że wielu z nich wciąż będzie poszukiwało mieszkań ze względu na podjęte już wcześniej decyzje i kończące się umowy najmu. Wobec niemożliwości częstego przemieszczania się i osobistego zweryfikowania oferty wzrośnie zapotrzebowanie na wiarygodne ogłoszenia, które dostarczą jak najwięcej wartościowych danych i szczegółów o nieruchomości. Te, które nie spełnią tego wymogu nie przejdą wstępnej selekcji i zostaną zignorowane przez klientów. Podczas zagrożenia epidemiologicznego nie będą chcieli ryzykować wizyty w mieszkaniach niedopasowanych do ich oczekiwań.

W cenie będą dobrej jakości zdjęcia prezentujące wszystkie dostępne pomieszczenia, wirtualne spacery, szczegółowa specyfikacja wyposażenia oraz wyczerpujące dane o lokalizacji.

Nie jesteś pewny/a czy Twoje ogłoszenie spełni wymogi klientów? Ada Atlas analizuje i ocenia ogłoszenia wraz ze zdjęciami, aby przypisać im indywidualny wynik na tle konkurencji. Dodatkowo algorytmy klasyfikują ogłoszenie pod kątem jego dopasowania do różnych grup docelowych – studentów, rodzin czy klientów ofert premium.

Jeśli Ciebie i Twoich inwestorów dzieli dystans możesz wygenerować dla nich komplekowsy raport o nieruchomości wzbogacony o wycenę popytowo-podażową oraz ocenę atrakcyjności lokalizacji. Na tej podstawie łatwiej będzie Ci przekonać ich do Twojej oferty i przenieść negocjacje na kolejny poziom.

Wstępnie zdecydowanym klientom nie zaszkodzi umożliwić także prezentacji mieszkania i omówienia warunków za pomocą wideokonferencji. Użytkownicy internetu są coraz bardziej przyzwyczajeni do tej formy kontaktu, część z nich na co dzień spotyka się z nią w pracy. Może się ona okazać zadowalająca w szczególności dla najemców, którzy w tym momencie obawiają się bezpośredniego kontaktu, lecz zależy im na czasie i dopięciu umowy.

Chcesz mieć wpływ na kształt usług dla branży nieruchomości? Zapisz się na webinar

Jeśli masz pytania, obserwacje lub wnioski na temat tego, jak powinny wyglądać usługi i narzędzia dla branży nieruchomości w nadchodzącej przyszłości, dołącz do webinaru, który odbędzie się 2 kwietnia 2020. Porozmawiamy o tym, czego naprawdę potrzebują pośrednicy i deweloperzy, aby sprawnie działać na zmieniającym się rynku.


Ada dla Firm to jedyna aplikacja dla branży nieruchomości, która łączy darmowy serwis ogłoszeniowy z innowacyjnymi narzędziami analityki rynku, automatyzacji marketingu oraz wsparcia obsługi klienta w oparciu o Big Data i sztuczną inteligencję.