Zawierając umowę najmu, wynajmujący (administrator) zbiera a następnie przetwarza dane osobowe najemcy (osoba, której dane dotyczą) w celu wynikającym z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, a zatem w celu wykonania zawieranej umowy. Zgodnie zaś z art. 13 RODO, administrator zbierając dane osobowe obowiązany jest zrealizować obowiązek informacyjny oraz udzielić tejże osobie odpowiednie informacje dotyczącego tego planowanego przetwarzania. Temat jest o tyle istotny, że ochrona danych jest procesem trwałym i dalej aktualnym, a naruszenia mogą spotkać się z wysokimi karami finansowymi, nakładanymi przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W jakiej formie należy poinformować najemcę o przetwarzaniu jego danych?

W zasadzie przy wyborze formy realizacji obowiązku informacyjnego najważniejsze jest to, aby najemca mógł zapoznać się z podanymi informacjami, jak też istotna jest możliwość udokumentowania realizacji tego obowiązku przez wynajmującego. W praktyce najczęściej stosowaną formą realizacji obowiązku informacyjnego jest zatem przekazywanie osobie, której dane dotyczą klauzuli informacyjnej, zawierającej wszystkie wymagane przez RODO elementy.

Co powinno znaleźć się w takiej klauzuli?

Wynajmujący, sporządzając dla najemców klauzule informacyjne, powinien upewnić się że zawierają one następujące informacje:

1) określenie tożsamości i danych kontaktowych administratora danych;

2) jeżeli administrator powołał inspektora ochrony danych  - dane kontaktowe tego inspektora;

3) cele oraz podstawę prawną przetwarzania;

4) jeżeli przetwarzanie odbywa się w oparciu o prawnie uzasadnione interesy administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), to klauzula informacyjna powinna wskazywać takie prawnie uzasadnione interesy;

5) o odbiorcach danych osobowych (w tym o podmiotach przetwarzających);

6) jeżeli ma to zastosowanie – informację o zamiarze przekazania danych do państwa znajdującego się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym;

7) przez jaki okres dane będą przechowywane;

8) o prawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych;

9) jeżeli przetwarzanie odbywa się w oparciu o zgodę osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit a) lub art. 9 ust.2 lit. a) RODO) – informacje o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;

10) o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego;

11) czy podanie danych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz o tym, czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych;

12) o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu.